23 2017-09

办公室搬迁的注意事项及流程

  现代人都好面子,尤其是生意人更讲究排场,随着公司规模的不断扩大,办公室搬迁是躲不过的问题。寻常百姓一般搬家把东西简单打包一下,打个电话叫搬家公司过来就行,办公室搬家注意事项更多,往小了说是统筹规划,考验行政部门人员的工作协调能力,往大了说是彰显公司实力的好机会,下面海淀搬家公司就来与大家聊聊办公室搬家的流程。

  一、前期物品打包


  在办公室搬家打包时,不仅要做到细致入微,妥善处理好每一个零部件,更要分类得当,减少物品在搬运时的麻烦,提高搬家效率。提前了解办公室搬家打包须知,让办公室搬家省时、省心、更省力。

  1、打包前需要对所有的物品进行整理、分类,对于不再需要使用的物品、电脑、或文件、办公设备等,可以提前处理掉,一来可以减少需要搬运的东西,二来也可以减少杂物,让新的办公环境更为整洁、清爽。

  2、将所有需要搬运的物品装箱后,必须对箱子进行密封,不仅是在封口处进行密封,更要在箱子的四周用胶带进行加固。这样不仅可以很好地鉴别箱子是否在搬运的过程中被打开过;同时,也能保证箱子里的物品不会掉落,在运输的中途出现丢失、损害。

  3、打包、密封好的箱子要进行编号。编号是为了使被拆卸下来的物品仍然能够很好地被归为一类,不至于因为在搬运过程中混淆,而导致搬家后,为新办公室内的整理工作增加不必要的负担。一个区域内的物品在装箱后使用同一的编号,这样在所有物品都搬运到新办公室后,可以迅速地识别出不同区域内的办公用品,可以快速地将物品取出,进行整理和清扫,并迅速投入到工作中。

  4、打包过程中要注意纸箱的承重量,因为纸箱本身的体积就不小,因此,过于重的物品不建议放入纸箱内,以免增加搬运人员的负担,为搬家带来不必要的麻烦。同时,如果箱子里的物品重量不轻,那必须要对箱子的外围进行加固,以免箱子在搬运途中散开,使物品受到损伤。

  这里重点说明,我司采用的是五层瓦楞纸皮拆分包装,根据不同的商品属性及材质选定不同的包装,务求最大程度的保证产品运输安全。


我司采用的五层瓦楞纸皮拆分包装
  图1、我司采用的五层瓦楞纸皮拆分包装

  二、搬家公司现场指挥


  如果遇到搬运车数比较多的公司,我们都会提前拟定好搬运计划,车辆和人员都会提前预计好,并且在搬运当天专门安排一个负责人到现在指挥搬运,搬运的人员也不随车跑,分成两组,一组上货一组下货,司机就只管来回开车,这个方法既节省了很多时间,也很有效的提高了搬运进度。而且有了负责人到现场指挥协调,也避免了很多在搬运过程中会发生的矛盾和人员之间的很多不平等。

  三、公司行政负责人的职责


  遇到一些较大的公司在办公室搬家时更要注意细节,下面是海淀搬家公司多年总结的经验,供行政人员在搬家过程中参考:

  在与搬家公司结账之前,一定要先清点您的所有办公物品。

  检查一些您的物品,仔细核对,看是否有缺项。

  重点检查贵重物品、易碎物品、零散物品,查看是否有遗失或损害。

  检查办公用品如打印机,电脑是否运行良好。

  检查办公家具是否有磕碰或损坏现象。

  检查大件物品的摆放是否符合办公室领导要求。

  简单记录一下搬运队长的工号以及司机姓名,留下搬家受理单附件。

  付款索要发票(需提前说明)或收据。


办公室搬家现场
  图2、办公室搬家现场

  四、新办公室的物品整理


  一般的搬家公司是到达目的地卸载物品后拿钱走人,我们会安排服务人员在现场指挥搬运工把货物按事先规划好的的方位摆放到位。所有的物品已经全部搬运到新办公室指定的位置后 再开始和客户公司的现场负责人一起按照统计的明细一一清点,清点无误以后,通知贵公司员工按事先排好的位置回到自己的位置开始整理自己的私人办公用品及文件。我们的服务人员开始对公用区域的文件进行整理,同时也对需要安装的办公家具进行安装并且按图纸摆放到位。

  所有的办公家具、办公设备、文件均以整理摆放完毕,我们的服务人员和搬运工开始清理垃圾,撤掉现场的保护材料。最后我们会对客户公司的地毯彻底清理,确保搬家以后客户公司全体员工有一个干净整洁的办公环境。安排人员对旧办公室进行清扫。

整理清洁后的新办公室实景
  图3、整理清洁后的新办公室实景